Politique de confidentialité & Mentions légales

Introduction

Nous sommes heureux que vous ayez choisi l’atelier de création graphique et digitale ANAWA (« ANAWA ») pour vous soutenir dans votre projet. Dans le cadre de notre collaboration, ANAWA sera amenée à collecter, utiliser, traiter et sauvegarder les coordonnées de votre entreprise et de vos collaborateurs. Le traitement de vos données personnelles est un sujet que ANAWA prend très au sérieux, la présente déclaration a par conséquent pour but de vous donner le maximum d’informations sur la manière dont nous traitons vos données ainsi que vos droits quant à ces données conformément aux dispositions du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (le Règlement général sur la protection des données, le « RGPD »).

Responsable de traitement des données et contact

Vous pourrez contacter le responsable du traitement de vos données par ANAWA aux coordonnées ci-dessous :

ANAWA S.A R.L.
153-155, Rue du Kiem
L-8030 Strassen LUXEMBOURG

Par mail : contact@anawa.lu

Par téléphone : (+352) 27 39 78 37 ou (+352) 621 143 064

Données personnelles traitées

Les données personnelles traitées par ANAWA correspondent à l’ensemble des données reliées à votre identité, à savoir par exemple vos noms et prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre mail, vos photos, votre pays de résidence, votre emploi, et toute autre information vous concernant que nous recevons, sous quelque format que ce soit, dans le cadre de notre relation d’affaires établies avec vous ou que nous collectons préalablement afin de nous permettre d’accomplir les demandes effectuées.

Nous sommes potentiellement amenés à collecter les informations suivantes dans le cadre des relations d’affaires:

• Nom Prénom
• Fonction
• Coordonnées (adresse email, numéro de téléphone, adresse postale)
• Coordonnées bancaires.

Dans le cadre d’une embauche éventuelle, nous sommes également amenés à collecter les informations suivantes vous concernant :

• Diplômes
• Numéro de sécurité sociale
• Carte d’impôts
• Photo

Il existe plusieurs façons de collecter vos informations à caractère personnel. Tout d’abord, vous pouvez vous-même nous les transmettre directement : physiquement ou électroniquement. Ces données sont alors collectées à l’occasion de l’établissement de la relation d’affaires lorsque vous entrez en contact avec l’un de nos collaborateurs pour réaliser un projet ou une proposition de services par exemple, ou dans le cadre de votre candidature (spontanée ou en réponse à une annonce) pour un poste au sein d’ANAWA.

Nous pouvons également recevoir vos données par des sources externes, comme des bases de données publiques, des sites Internet, des réseaux sociaux, des tiers, etc.

Finalité du traitement des données et bases juridiques applicables

ANAWA sera amené à traiter vos données personnelles conformément aux dispositions du RGPD pour les opérations suivantes :

• Pour l’exécution des obligations contractuelles (article 6, alinéa 1 b) du RGPD)

Nous traitons vos données afin de vous fournir des services graphiques et digitaux dans le cadre de l’exécution des contrats conclu avec vous ou afin de procéder à l’établissement de proposition d’honoraires en cas de demandes formulées en ce sens par vous ou de répondre à des candidatures que vous nous aurez envoyé.

ANAWA sera également amené à traiter les informations personnelles vous concernant aux fins d’informations administratives ou contractuelles ainsi que dans le suivi assuré par ANAWA de l’avancement des projets en cours pour lesquels une relation contractuelle a été établie avec vous.

Nous traitons par ailleurs les données de nos fournisseurs pour l’exécution des contrats de fourniture conclues par eux et notamment le paiement de leurs factures.

• À la suite de dispositions légales (article 6, alinéa 1 c) du RGPD)

En tant qu’atelier de création graphique et digitale structuré sous forme d’une société à responsabilité limitée, ANAWA est soumise à diverses obligations ou exigences légales (dont notamment et non limitativement d’ordre comptable et fiscal mais également au regard du droit du travail et au regard du droit de la sécurité sociale). Le traitement de vos données aura notamment pour objectif, en ce qui concerne les clients et fournisseurs, l’émission et le paiement de factures, ainsi que la tenue de la comptabilité d’ANAWA et en ce qui concerne les salariés, l’établissement des fiches de salaires et le paiement des retenues à la sources et cotisations sociales.

Destinataire de vos données

Au sein d’ANAWA, tous les départements qui auront besoin de vos données pour respecter nos obligations contractuelles et légales auront accès à celles-ci.

Il est primordial pour nous que tous les employés d’ANAWA soient informés de l’importance de la confidentialité de vos données. C’est pourquoi tous ont reçu une formation spécifique en la matière et ont signé une clause de confidentialité.

Nous pourrons être amené à transmettre certaines informations à des prestataires tiers (par exemple pour le recouvrement de créance, pour la tenue de la comptabilité ou pour l’établissement de fiches de salaries). Nous veillons à ce que les prestataires extérieurs que nous engageons se conforment à la même confidentialité en ce qui concerne vos données à caractère personnel, au regard des dispositions du RGPD.

Veuillez par ailleurs noter qu’ANAWA pourra être amenée à transmettre des informations vous concernant à des tiers, mais uniquement lorsque des dispositions légales l’exigent ou si vous avez donné votre consentement (par exemple : en cas de collaboration avec d’autres entreprises de votre choix pour le projet envisagé). En vertu de ces exigences, les destinataires de données à caractère personnel peuvent par exemple être :

• des entités et institutions de droit public (par exemple les autorités fiscales ou pénales) sur base d’une obligation légale ou officielle
• d’autres entités de droit public ou privé auxquelles nous transmettons vos données personnelles afin de mettre en œuvre une relation d’affaires avec vous (par exemple : des tiers fournisseurs de services d’hébergement de sites)

D’autres destinataires des données peuvent être des entités pour lesquelles vous avez donné votre consentement de transmission ou pour lesquelles vous nous avez déliés de l’obligation de confidentialité au moyen d’une déclaration ou d’un consentement.

Il est important de vous préciser que vos données à caractère personnel ne font pas l’objet de transferts hors Union Européenne. ANAWA ne sera par ailleurs pas non plus amené à transférer vos données personnelles à une organisation internationale relevant d’un pays tiers.

Durée de stockage des données

Vos données seront conservées le temps nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales et contractuelles.  Nous nous permettons de préciser que la relation d’affaires qui pourra se créer entre ANAWA et vous-même peut le cas échéant prendre la forme d’une relation continue s’établissant sur une période de plusieurs mois, voire d’années.

Si les données ne sont pas requises pour l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales, elles seront supprimées, à moins que leur utilisation ne soit nécessaire pour une durée limitée, aux fins de répondre notamment à l’obligations de conservation imposées par la législation fiscale et commerciale d’une durée maximale de 10 ans conformément notamment aux règles édictées par le Code de commerce, la loi générale des impôts, la loi du 12 février 1979 concernant la taxe sur la valeur ajoutée.

Droits en matière de confidentialité des données

Vous disposez d’un droit d’accès sans frais aux données traitées par nos soins (article 15 du RGPD), un droit de rectification des données personnelles (article 16 du RGPD), un droit à l’effacement de vos données (article 17 du RGPD), si les données que nous détenons ne sont plus nécessaires aux objectifs prévus au moment de leur collecte, si vous retirez simplement votre consentement, si vous vous opposez au traitement de vos données, si le traitement opéré est illicite ou si l’obligation légale imposant la conservation de vos données par notre cabinet est venue à échéance. De plus, vous disposez d’un droit de limitation du traitement de vos données, si vous contestez l’exactitude des informations, si le traitement est illicite mais que vous ne souhaitez pas l’effacement de vos données, si ANAWA n’a plus besoin de vos données mais que leur conservation est encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ou si vous vous opposez au traitement de vos données (article 18 du RGPD).

Vous avez d’ailleurs également un droit d’opposition (article 21 du RGPD) ainsi qu’un droit de portabilité de vos données (article 20 du RGPD).

Enfin, vous avez en outre le droit d’introduite une réclamation auprès de l’autorité pertinente chargée de la protection des données personnelles (article 77 du RGPD), à savoir, au Luxembourg, auprès de la Commission Nationale de Protection des Données, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette, Tél. : (+352) 26 10 60 -1, www.cnpd.lu

Vous pouvez retirer votre consentement de traitement de vos données personnelles à tout moment en contactant notre responsable de traitement aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

Nous vous demandons de veiller à être clair sur l’objet de votre demande. Veuillez à ce titre notamment préciser expressément si vous souhaitez l’effacement complet de vos données personnelles de notre base de données, ou si vous souhaitez une limitations d’accès à vos données (notamment dans les cas où vous bénéficier d’un droit à l’effacement). Nous tâcherons de respecter toutes vos demandes, mais nous vous indiquons qu’il est possible que des données puissent rester, sous quelle forme que ce soit, dans nos dossiers et archives malgré nos efforts pour les supprimer ou les rectifier ou compléter. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de conserver certaines de vos données en raison d’obligations légales (telles que plus précisément décrites ci-dessus).

Nous nous engageons à ne jamais vendre vos données personnelles à des tiers.

Obligation de fournir vos données personnelles

Dans le cadre de notre relation d’affaires ou la relation salariale qui pourrait se créer entre vous et ANAWA, vous devez fournir toutes les données personnelles requises nous permettant d’accepter et d’établir une relation d’affaires, respectivement de nous permettre de remplir nos obligations d’employeur et plus généralement de satisfaire à nos obligations contractuelles qui y sont liées. Sans ces données, nous ne sommes pas, en principe, en mesure de conclure un contrat avec vous et de l’exécuter.

Prise de décision fondée sur un traitement automatisé

Lorsque nous établissons et mettons en œuvre une relation d’affaires ou une relation salariale, nous ne recourons généralement pas à un traitement automatisé pour la prise de décision au sens de l’article 22 du RGPD. Au cas où nous serions amenés à appliquer une telle procédure dans des cas individuels, nous vous en informerons séparément pour autant qu’une obligation légale nous l’impose.

Profilage

ANAWA ne traite pas vos données de manière automatisée aux fins d’évaluer des aspects personnels (profilage).

Cookies

Notre site internet utilise des cookies. Ce sont des petits fichiers envoyés conjointement avec certaines pages et qui sont sauvegardés sur votre disque dur. Ils ne vous identifient pas directement mais enregistre votre adresse IP et votre comportement de navigation. Ces informations nous aident à savoir quelles pages sont les plus et les moins attrayantes pour nos visiteurs. Il peut nous aider à améliorer les fonctions de navigation et de conception pour vous aider à accéder plus facilement à l’information.

• Quels sont nos prestataires susceptibles de collecter des cookies ? 

Axeptio : Axeptio est notre plateforme de recueil et de gestion des consentements utilisateurs (CMP). Axeptio vous donne le contrôle sur l’utilisation de vos données personnelles. Pour plus d’informations sur la politique de confidentialité d’Axeptio, veuillez consulter : https://www.axeptio.eu/fr/mentions-legales

Google Analytics : Google Analytics collecte des données à des fins statistiques. Ces données permettent d’analyser et de mesurer notre audience. Toutes les données collectées nous permettent d’améliorer nos connaissances sur la navigation et le comportement des utilisateurs et ainsi d’améliorer leur expérience. Pour plus d’informations, veuillez consulter : https://policies.google.com/privacy

Vous pouvez, lors de votre navigation sur notre site internet, choisir d’accepter ou non les cookies. Beaucoup de navigateurs Internet acceptent automatiquement les cookies mais vous avez généralement la possibilité de paramétrer votre navigateur pour ne pas les activer si vous le préférez. Nous vous signalons qu’en bloquant l’installation des Cookies, il est possible que vous ne pourrez pas profiter de toutes les fonctionnalités offertes par notre site internet.

Liens vers d’autres sites web

Notre site Internet peut comporter des liens vers d’autres sites, notamment des plugiciels sociaux. Nous tenons à vous préciser qu’en vous dirigeant vers ces autres sites, ANAWA n’a aucun contrôle sur ces derniers. Nous ne pouvons donc être tenus responsables des informations récoltées sur des sites annexes qui ne sont pas gérés par ANAWA. Nous vous invitons à consulter la déclaration de protection des données des dits sites internet.

Formulaire de contact et newsletter

Notre site dispose d’un formulaire vous permettant de nous contacter et d’une newsletter vous permettant de suivre nos actualités. Le désabonnement de la newsletter se fait grâce au lien situé en pied de page de celle-ci. Les informations recueillies à partir du formulaire et de la newsletter (adresse mail), dont le champ de saisie est suivi d’un astérisque, sont nécessaires au traitement de votre demande. Ces informations sont transmises exclusivement aux personnes habilitées d’ANAWA, et sont conservées pour une durée maximale d’un an.

Nous vous remercions pour votre attention et nous vous souhaitons une bonne visite de notre site internet.